Als je belangrijke informatie op je computer bewaart, dan maak je daar regelmatig een back-up van. Maar hoe zit dat eigenlijk bij Notion? Moet je ook back-ups maken van je Notion workspace, en hoe doe je dat precies?
Alhoewel Notion claimt dat ze elke minuut een back-up maken van je Notion, is het toch verstandig om ook zelf back-ups te maken. Op die manier beschik je zelf over een lokale kopie van al die belangrijke informatie die je door de jaren heen in Notion hebt opgeslagen.
Om een back-up te maken van je Notion workspace ga je als volgt te werk:
- Open Notion (via de website of de desktop applicatie)
- Klik op ‘Settings’
- In het venster dat opent klik je onder ‘Workspace’ opnieuw op ‘Settings’
- Kies voor ‘Export all workspace content’

Vervolgens krijg je enkele opties om de back-up te configureren. Best kan je alles als volgt laten staan:

Op die manier zal je een back-up maken die alles (inclusief afbeeldingen en eventuele andere bestanden die je hebt geüpload) bevat. Door ‘Create folders for subpages’ ingeschakeld te laten blijft alles ook netjes gestructureerd.
Even later ontvang je van Notion via e-mail of notificatie via je Notion inbox een link om de back-up te downloaden. Afhankelijk van het aantal pagina’s en bestanden in je Notion Workspace kan het gerust enkele uren duren tot de export klaar is.

Download het archief en bewaar deze op een veilige locatie (bijvoorbeeld in een cloud omgeving zoals Google Drive of OneDrive).
Om de back-up te controleren, kan je deze uitpakken. Je zal zien dat er heel wat mappen en bestanden zijn, maar je dient vooral op zoek te gaan naar index.html. Deze open je vervolgens in je browser.

Het ziet er niet heel aantrekkelijk uit, maar je krijgt nu een volledig overzicht van al je pagina’s en databases in Notion. De pagina’s werden geëxporteerd in ‘markdown’, dat is een speciale taal om eenvoudig opmaak toe te voegen aan documenten. Een hashtag staat bijvoorbeeld voor een koptekst. In je browser wordt markdown echter niet automatisch omgezet naar opmaak, dus je kijkt naar kale tekstbestanden. De databases zijn nog angstaanjagender, die zijn in CSV (Comma Separated Values), wat inhoudt dat alle data uit je database in een gigantisch tekstdocument staat waar alles wordt opgesplitst aan de hand van komma’s.
Toch is er een goede reden waarom we kiezen voor markdown en CSV’s, het komt namelijk met de meeste flexibiliteit en toekomstbestendigheid.
Hoe een back-up terugzetten in Notion
Als er iets fout zou gaan met je Notion workspace kan je nu gewoon je lokale back-up uploaden en alles is terug zoals het was, niet? Wel, niet helemaal. Je hebt nu weliswaar een lokale kopie van je Notion workspace, maar je kan niet zomaar in Notion een back-up terugzetten van een volledige workspace.
Je bent dus vooral aangewezen op de support van Notion moest er iets fout gaan. Als je per ongeluk een pagina, workspace of je volledige account verwijdert kan Notion nog steeds een back-up terugzetten zolang je ze binnen de 30 dagen contacteert via team@makenotion.com